Практика показывает: качество данных напрямую влияет на показатели бизнеса. Если грамотно управлять нормативно-справочной информацией (НСИ), можно на 15–25% сократить расходы на закупки, на 20% уменьшить складские запасы и в 2–3 раза снизить затраты на поддержку ИТ-ландшафта. Директор отделения собственных платформ IBS Денис Васильев и начальник отдела НСИ IBS Евгений Антропов рассказали, почему данные в холдингах фрагментированы, какие риски это создает и как правильно выстроенная система НСИ устраняет причины потерь.
В большинстве крупных компаний закупочные данные поступают в десятки разрозненных систем: ERP, CRM, СЭД и узкоотраслевое ПО. В результате одна и та же позиция может быть отражена, например, как «насос», «помпа», «НП-80» и «насос центробежный 80 м³». Такая разница делает невозможным анализ закупок на уровне холдинга. В итоге возникают неоправданные расходы: одни и те же материалы закупаются по разным ценам, спрос не агрегируется и предприятие теряет оптовые скидки.
Можно выделить несколько причин, почему данные оказываются разрозненными:
Централизованная система НСИ формирует единый реестр номенклатуры, выравнивает данные по единой модели, устраняет дубликаты и обеспечивает эталонное описание каждой позиции. В результате холдинг получает возможность агрегировать спрос и проводить централизованные конкурентные закупки. Это дает 15–25% экономии по консолидированным категориям.
Пример из практики
В одной российской компании справочники вели обособленно через несколько информационных систем, построенных на разных платформах. Отсутствовали регламенты, ролевая модель и единая методология управления справочниками, не было ответственного за них специалиста. Справочники были децентрализованными и неоднородными, компания не выработала единый принцип группировки данных и не задала уровни группировки в соответствии с типом.
Чтобы решить эти проблемы, специалисты IBS сформировали методологию управления справочниками с едиными правилами для разных направлений бизнеса. Команда разработала, настроила, протестировала и внедрила единую систему НСИ, а также интегрировала ее с локальными информационными системами. Разработали и методики централизованного ведения НСИ в системе, которые охватили модель данных, маршруты согласования и схему интеграции.
Проект позволил сократить объем данных и устранить дубликаты, повысить качество справочников, установить единые правила и роли, обеспечить управляемость данных во всем холдинге и создать платформу для оптимизации закупок и запасов. Все это сократило сроки выполнения заказов в два раза, уменьшило объем материальных запасов и расходов на материальные услуги, снизило трудозатраты и ускорило получение управленческой отчетности.
Проектировщики, технологи, закупщики, логисты и поставщики зачастую используют разные названия и коды, что приводит к ошибкам в спецификациях, закупке несовместимых материалов, длительным согласованиям и спорным ситуациям во взаимодействии подразделений. При этом, по оценкам экспертов, объем данных растет в среднем на 10% в год по мере добавления новых материалов и контрагентов.
Избежать ошибок помогает единый справочник материально-технических ресурсов. Он позволяет всем участникам цепочки говорить на одном языке, унифицируя коды и наборы характеристик каждого элемента. В результате проектировщик и закупщик оперируют одними и теми же данными, исчезают разночтения, снижается количество ошибок.
За качество данных может отвечать служба НСИ (центр компетенций), которая поддерживает актуальность кодов и характеристик, проверяет новые записи, управляет регламентами и методологией.Такое подразделение обеспечивает бесперебойную работу системы НСИ, обрабатывает заявки на изменение справочников, проводит аналитику, развивает методологию, повышает качество данных и уровень сервиса.
Обычно каждое дочернее общество формирует собственные страховые запасы и не видит складские остатки коллег. Так происходит потому, что нет централизованного реестра, а данные вносят в разные базы, используя разные названия аналогичных материалов.
Решением этой проблемы будет создание «виртуального консолидированного склада», который обеспечивает единые правила сопоставления позиций, распознавание аналогов, унификацию кодов и описаний. Например, если на одном заводе нужен «насос», а на складе другого есть «помпа», без НСИ системы не сопоставляют эти позиции. С НСИ они становятся одной категорией и завод может получить устройство из внутренних запасов.
В результате можно добиться снижения совокупных запасов на 15–20%, высвобождения оборотного капитала и сокращения неликвидных запасов.
Ошибки идентификации, несовместимость оборудования и несвоевременные поставки приводят к остановкам бизнес-процессов. Стоимость простоя в промышленности может достигать десятков миллионов рублей в час.
Система управления НСИ обеспечивает точную идентификацию материально-технических ресурсов (МТР) благодаря параметризованным характеристикам и дедубликации материалов. Так становится проще искать совместимые аналоги по формализованным признакам и получать быстрый доступ к внутренним остаткам. В итоге время подбора аналога сокращается с недель до часов, снижается риск ошибок, увеличивается скорость восстановления производства.
В условиях санкций и ухода вендоров предприятия ищут отечественные аналоги. Но это невозможно без качественных, унифицированных технических спецификаций. Чтобы решить эту проблему, необходимо создать единый реестр МТР, который будет содержать детальные характеристики материалов. В нем можно сформировать корректные ТЗ для российских производителей. Все это упрощает и ускоряет поиск аналогов по параметрам. Можно также вести реестр поставщиков, включая квалификацию, область применения и историю поставок.
Комплексный подход к НСИ позволяет превратить данные в стратегический актив, который снижает затраты, ускоряет процессы и повышает операционную устойчивость бизнеса. Чтобы компания могла полноценно управлять своими данными и превратить их в стратегический актив, необходимо выстроить системную архитектуру управления НСИ. Для этого требуется назначить владельцев данных и сформировать службу НСИ, которая будет отвечать за правила, процессы и контроль качества. На этой основе разрабатываются методология и регламенты, охватывающие все виды справочников, а также создается единая модель данных с четкой классификацией, обязательными атрибутами и стандартизированными шаблонами описаний.
Следующий шаг — внедрение централизованной MDM-платформы, такой как «Планета.НСИ», и настройка интеграции со всеми системами-подписчиками, которая формирует единый поток качественных данных по всему холдингу. Не менее важны механизмы дедубликации и сопоставления записей, а также инструменты поиска аналогов и внутренних резервов, позволяющие снижать затраты и ускорять процессы.
Для МТР требуется отдельное описание процессов для проектировщиков, закупщиков и ответственных за эксплуатацию с учетом их уникальных задач и рисков.
И наконец, управление качеством данных должно стать полноценным бизнес-процессом: с метриками, ответственными и непрерывным контролем. Только так компания сможет обеспечить устойчивость, прозрачность и эффективность своих операций.